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Yasmin Sinemli
Für Systemhäuser gehören tägliche Prüfaufgaben wie Backup-Kontrollen oder Sicherheits-Checks zum Standardbetrieb. Damit diese Aufgaben zuverlässig, nachvollziehbar und kundenbezogen dokumentiert werden, nutzen wir in Jira Service Management eine Kombination aus Jira Assets und Automatisierung zur Erstellung von strukturierten Check-up-Tickets.
Tägliche Systemkontrollen – etwa Backup-Statusmeldungen aus N-Able, Sophos Central oder anderen Lösungen – wurden bislang informell oder in persönlichen To-do-Listen abgearbeitet. Das hatte mehrere Nachteile:
Ziel war es, die täglichen Check-ups vollständig in Jira zu dokumentieren – automatisch, nachvollziehbar und mit direktem Bezug zu den betroffenen Kunden. Die Lösung sollte:
Titel: „Täglicher Check-up: N-Able Backup – 03.06.2025“
Beschreibung:
Bitte prüfen Sie die Backup-Statusmeldungen für folgende Kunden:
Setzen Sie das Ticket auf „erledigt“ nach erfolgreicher Prüfung.
| Früher | Heute (mit Jira Automation & Assets) |
|---|---|
| Informelle Prüfaufgaben ohne zentrale Dokumentation | Tägliche, systematisch erzeugte Tickets je Check-up |
| Kein Überblick über durchgeführte Prüfungen | Protokollierung über Work Item-Historie |
| Keine Zuordnung zu Kunden | Automatischer Bezug über Jira Assets |
| Keine Erinnerung oder Eskalation | Automatisierter Ablauf mit Eskalationsregel |
| Zeitaufwand für manuelle Ticket-Erstellung | Vollautomatisiert und standardisiert |
Dieser Use Case zeigt, wie regelmäßige manuelle Aufgaben mithilfe von Jira Automation und Jira Assets strukturiert abgebildet und dokumentiert werden können. Durch die Kombination aus täglich erzeugten Tickets, Kundenbezug und klaren Verantwortlichkeiten sichern wir nicht nur die Qualität unserer Dienstleistungen, sondern auch deren Nachvollziehbarkeit gegenüber Kunden, Audits und internen Standards.
