Confluence Cloud Einführung: Von BookStack zur zentralen Wissensdatenbank

Confluence Cloud Einführung – Zentrales Wissensmanagement von BookStack bis zur Cloud

Unsere Confluence Cloud Einführung: Wie wir von BookStack über Confluence Data Center zu einer zentralen, wartungsfreien Wissensdatenbank gekommen sind und warum SharePoint trotzdem seinen Platz behält.

Wissen ist in einem IT-Unternehmen unser wichtigstes Kapital: Anleitungen, Kundendokumentationen, interne Prozesse und Projektwissen. Dieses Wissen war bei uns lange Zeit verteilt und schwer auffindbar. Mit der Einführung von Confluence Cloud als zentraler Wissensplattform und der engen Verknüpfung mit Jira haben wir unser Wissensmanagement auf eine moderne, skalierbare Grundlage gestellt. Hier zeigen wir, welchen Weg wir dafür gegangen sind.

Ausgangssituation: BookStack als erste Wissensdatenbank

Unsere Dokumentation begann mit BookStack, einem schlanken Open-Source-Wiki. Für den Einstieg war das eine gute Lösung, mit wachsendem Team und steigenden Anforderungen stießen wir jedoch an Grenzen:

• Keine native Verknüpfung mit Jira, also auch keine Verbindung zwischen Tickets und Dokumentation
• Begrenzte Möglichkeiten für Zusammenarbeit, Kommentare und Vorlagen
• Eigener Betrieb mit Server, Updates und Backups
• Strukturierung über Bücher und Kapitel war für unsere wachsenden Inhalte zu starr
• Informationen wurden teilweise parallel in E-Mails, Tickets und Dateiablagen gepflegt

Der Zwischenschritt: Confluence Data Center

Der erste große Schritt war der Wechsel zu Confluence Data Center. Damit erhielten wir erstmals eine professionelle Wissensplattform mit Bereichen (Spaces), Vorlagen, Berechtigungen und der direkten Anbindung an Jira.

Die Kehrseite: Als selbst betriebene Lösung blieben Infrastruktur, Updates, Sicherheitspatches, App-Pflege und Performance-Optimierung in unserer Verantwortung. Zeit, die wir lieber in unsere Kunden und Projekte investieren.

Hinzu kam die strategische Ausrichtung von Atlassian: Ab März 2029 werden bestehende Instanzen nur noch lesbar. Für uns war damit klar: Die Zukunft liegt in der Cloud.

Unsere Lösung: Confluence Cloud als zentrale Wissensplattform

Mit dem Umstieg auf Confluence Cloud haben wir unsere Dokumentation vollständig zentralisiert. Die wichtigsten Vorteile für uns:

Kein eigener Betrieb mehr. Server, Updates, Backups und Sicherheitspatches übernimmt Atlassian. Unser Team konzentriert sich auf Inhalte statt auf Infrastruktur.

Immer aktuell. Neue Funktionen stehen automatisch zur Verfügung, ohne Wartungsfenster oder aufwendige Upgrade-Projekte.

KI direkt integriert. Rovo, die KI von Atlassian, ist für Apps in den Plänen Standard, Premium und Enterprise verfügbar. Damit lassen sich Inhalte zusammenfassen, Seiten schneller erstellen und Wissen über Confluence und Jira hinweg per Chat und Suche finden.

Nahtlose Integration mit Jira. Seiten und Work Items sind direkt verknüpft. Dokumentation, Kundentickets aus Jira Service Management und interne Aufgaben greifen ineinander.

Ortsunabhängiges Arbeiten. Zugriff über Browser und Mobile-App, ohne VPN, ideal für Homeoffice, Kundentermine und mehrere Standorte.

Skalierbarkeit und Sicherheit. Neue Nutzer, Bereiche und Apps lassen sich flexibel ergänzen. Atlassian Cloud bietet zudem Optionen für Data Residency, die je nach Plan genutzt werden können.

Confluence und SharePoint: klare Aufgabenteilung

Confluence ersetzt bei uns nicht alles. SharePoint nutzen wir weiterhin, allerdings bewusst für andere Zwecke:

• Confluence Cloud für lebendiges Wissen: Anleitungen, Prozessbeschreibungen, Kunden- und Projektdokumentationen, Checklisten, Onboarding und Meeting-Notizen
• SharePoint für große Dateien, Abrechnungen und Mitarbeiterprofile, also Inhalte, die sich als Datei besser verwalten lassen oder besonders geschützt sein müssen

Wo nötig, verlinken wir aus Confluence direkt auf SharePoint-Dokumente. So bleibt Confluence übersichtlich und schnell, während Dateien dort liegen, wo sie hingehören.

So arbeiten wir heute mit Confluence Cloud

• Jedes Team hat einen eigenen Bereich (Space) mit klarer Struktur
• Vorlagen für Anleitungen, Projektdokumentation und Meetings sorgen für einheitliche Qualität
• Lösungen aus Support-Tickets werden in Confluence dokumentiert und mit dem Work Item in Jira verknüpft
• Rovo unterstützt beim Zusammenfassen, Suchen und Erstellen von Inhalten
• Große Dateien und sensible Unterlagen bleiben in SharePoint und werden bei Bedarf verlinkt

Vergleich: BookStack, Data Center und Cloud

Fazit

Unsere Confluence Cloud Einführung war der logische letzte Schritt einer Entwicklung von BookStack über Confluence Data Center in die Cloud. Das Ergebnis: eine zentrale Wissensdatenbank ohne Wartungsaufwand, eng verknüpft mit Jira, unterstützt durch KI und mit einer klaren Rollenverteilung neben SharePoint. Wissen ist heute schneller auffindbar, besser strukturiert und für das ganze Team jederzeit verfügbar.

Du planst den Umstieg auf Confluence Cloud oder die Migration von Data Center? Kontaktier uns und erfahre, wie wir dein Team bei der Einführung unterstützen können.

FAQ zur Confluence Cloud Einführung

Was ist der Unterschied zwischen Confluence Data Center und Confluence Cloud?
Data Center wird auf eigener Infrastruktur betrieben, inklusive Wartung und Updates. Confluence Cloud wird von Atlassian gehostet und automatisch aktualisiert.

Ersetzt Confluence SharePoint?
Nicht zwingend. Confluence eignet sich für gemeinsam gepflegtes Wissen, SharePoint für Dateiablage und Dokumente. Beide ergänzen sich gut.

Ist Confluence Cloud eine gute Alternative zu BookStack?
Für wachsende Teams ja, vor allem wenn Jira genutzt wird. Confluence bietet deutlich mehr Integration, Zusammenarbeit und KI-Funktionen.