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IT-Onboarding und Offboarding: So klappt der erste und der letzte Arbeitstag

Laptop nicht da, Konto fehlt, Zugänge nach dem Austritt noch aktiv: Mit einer klaren Checkliste für Ein- und Austritte sparen Sie Zeit, Lizenzkosten und vermeiden Sicherheitslücken.

Ramin Shanehsaz

Der neue Kollege sitzt am ersten Tag pünktlich am Schreibtisch, aber der Laptop ist noch nicht eingerichtet, das E-Mail-Konto fehlt und auf die Projektordner hat er auch keinen Zugriff. Der erste Eindruck ist damit eher holprig.

Umgekehrt passiert es genauso oft: Eine Mitarbeiterin verlässt das Unternehmen, aber ihr Microsoft-365-Konto läuft weiter, die Lizenz wird weiter bezahlt und der VPN-Zugang funktioniert noch Monate später.

Beides lässt sich mit einem festen Ablauf vermeiden. Hier zeigen wir, worauf es ankommt.

Warum ein fester Ablauf sich lohnt

Produktiv ab Tag eins. Neue Mitarbeitende können sofort loslegen, statt den ersten Tag mit Warten zu verbringen.
Weniger Aufwand. Wer jedes Mal neu überlegt, was alles eingerichtet werden muss, vergisst etwas und braucht länger.
Geringere Kosten. Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeitender kosten jeden Monat Geld, ohne dass jemand sie nutzt.
Mehr Sicherheit. Aktive Konten ehemaliger Mitarbeitender sind ein klassisches Einfallstor für Angreifer.

Checkliste Onboarding

Der wichtigste Punkt zuerst: Die IT muss rechtzeitig Bescheid wissen. Wir empfehlen mindestens zwei Wochen Vorlauf, damit Hardware bestellt und eingerichtet werden kann. Diese Angaben brauchen wir oder Ihre IT-Abteilung:

Name, Startdatum, Abteilung und Funktion
Welche Hardware wird benötigt (Laptop, Monitor, Dockingstation, Smartphone, Headset)?
Welche Software und Lizenzen (z. B. Microsoft 365 Business Standard oder Premium, Fachanwendungen)?
Auf welche Laufwerke, Teams-Kanäle, Postfächer und Anwendungen soll zugegriffen werden?
Wird eine Telefonnummer oder Durchwahl benötigt?
Arbeitet die Person auch im Homeoffice (VPN, Zugriff von außen)?

Daraus ergeben sich die technischen Schritte:

Benutzerkonto anlegen und passende Lizenz zuweisen
Multi-Faktor-Authentifizierung einrichten, am besten gemeinsam am ersten Tag
Gerät einrichten, aktualisieren und mit Virenschutz bzw. Endpoint-Schutz ausstatten
Gruppenmitgliedschaften und Berechtigungen nach dem Prinzip „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“ vergeben
Telefonie einrichten, z. B. in der Cloud-Telefonanlage
Kurze Einweisung: Wo liegen Dateien, wie erreicht man den IT-Support, wie erkennt man Phishing-Mails?

Tipp: Legen Sie für jede Abteilung eine Vorlage an, welche Rechte und Programme dort üblich sind. Dann reicht beim nächsten Mal die Angabe „wie Vertrieb“ und alles Weitere ist klar.

Checkliste Offboarding

Beim Austritt geht es vor allem um zwei Dinge: Zugänge zuverlässig sperren und Daten nicht verlieren. Auch hier gilt: Je früher die IT informiert ist, desto besser.

Zugänge sperren, idealerweise zum Ende des letzten Arbeitstags. Dazu gehören das Microsoft-365-Konto, VPN, Fachanwendungen und externe Portale.
Aktive Sitzungen beenden und Passwörter von gemeinsam genutzten Konten ändern, die die Person kannte.
Postfach umwandeln oder weiterleiten. Ein freigegebenes Postfach oder eine Abwesenheitsnotiz sorgt dafür, dass Kundenanfragen nicht ins Leere laufen.
Daten sichern. Dateien aus OneDrive und dem persönlichen Postfach an die Vorgesetzten oder Nachfolger übergeben, bevor das Konto gelöscht wird.
Lizenz freigeben, damit sie nicht weiter berechnet wird oder für die nächste Neueinstellung genutzt werden kann.
Hardware zurücknehmen, Geräte zurücksetzen und für die Wiederverwendung vorbereiten. Bei Smartphones auch die Verwaltung im Gerätemanagement entfernen.
Dokumentieren, wer wann was gesperrt und übergeben hat.

Achten Sie dabei auch auf Datenschutz und Aufbewahrungspflichten: Geschäftliche E-Mails müssen teilweise mehrere Jahre aufbewahrt werden und dürfen deshalb nicht einfach mit dem Konto gelöscht werden.

Der häufigste Fehler

Die IT erfährt zu spät von Ein- und Austritten. Personalabteilung und Geschäftsführung wissen oft Wochen vorher Bescheid, aber die Information kommt erst am Tag selbst oder gar nicht bei der IT an.

Die einfachste Lösung ist ein fester Meldeweg, zum Beispiel ein Formular oder eine Ticketvorlage im Serviceportal, das die Personalabteilung bei jeder Ein- oder Austrittsmeldung ausfüllt.

So unterstützen wir Sie

Bei unseren Managed Workplaces gehören Ein- und Austritte zum Standard: Sie melden uns die neue Person, wir bestellen die Hardware, richten Gerät, Microsoft 365 und Telefonie ein und liefern einen fertigen Arbeitsplatz. Beim Austritt sperren wir die Zugänge, sichern die Daten und geben Lizenzen frei.

Sie haben noch keinen festen Ablauf oder möchten Ihren bestehenden Prozess vereinfachen? Sprechen Sie uns an.

Häufige Fragen

Wie viel Vorlauf braucht die IT für einen neuen Arbeitsplatz?

Wir empfehlen mindestens zwei Wochen. Ist die Hardware vorrätig, geht es auch schneller. Bei Lieferengpässen kann es aber länger dauern.

Sollte das Konto ausgeschiedener Mitarbeitender sofort gelöscht werden?

Gesperrt ja, gelöscht nicht sofort. Erst werden Daten und Postfach gesichert bzw. übergeben, danach wird das Konto entfernt. So geht nichts verloren und die Lizenz ist trotzdem schnell wieder frei.

Können wir einen Laptop einfach an den nächsten Mitarbeitenden weitergeben?

Ja, aber nur nach einem vollständigen Zurücksetzen. Ein einfaches Abmelden reicht nicht, da sonst Daten und Einstellungen des Vorgängers auf dem Gerät bleiben.