Jira Cloud im Vertrieb: Von Microsoft Planner zu zentraler Aufgabensteuerung mit Jira Cloud

Jira Cloud im Vertrieb: So haben wir Microsoft Planner und unzählige Outlook-Erinnerungen abgelöst. Mit flexiblen Boards dank Buckets for Jira, für mehr Struktur und bessere Zusammenarbeit im ganzen Team.

Im Vertrieb passiert vieles gleichzeitig: Angebote nachfassen, Rückrufe einplanen, Unterlagen verschicken, Termine vorbereiten. Lange haben wir diese Aufgaben über verschiedene Werkzeuge organisiert, vor allem über Microsoft Planner und eine Vielzahl persönlicher Outlook-Erinnerungen. Mit dem Umstieg auf Jira Cloud haben wir unsere Vertriebsarbeit auf eine gemeinsame, strukturierte Grundlage gestellt, von der das gesamte Team profitiert.

Ausgangssituation und Herausforderung

Vor der Umstellung verteilte sich die Aufgabenorganisation im Vertrieb auf mehrere Orte:

• Microsoft Planner wurde für Vertriebsaufgaben und Teamabsprachen genutzt, um den Überblick zu behalten
• Outlook-Erinnerungen dienten als persönliche Gedächtnisstütze für Rückrufe, Nachfassaktionen und Fristen
• E-Mail-Verläufe enthielten Absprachen, Zwischenstände und Zuständigkeiten
• Kleinere Aufgaben wurden oft gar nicht festgehalten, sondern „im Kopf behalten“

Diese Arbeitsweise führte zu mehreren Herausforderungen:

• Aufgaben waren an einzelne Personen und deren Postfach gebunden und für Kolleginnen und Kollegen nicht sichtbar
• Bei Urlaub oder Krankheit fehlte der Überblick, was offen ist und wann es fällig wird
• Kleine Aufgaben gingen leicht unter, weil sie in keinem System auftauchten
• Zwischenstände und Kundenabsprachen mussten mühsam in E-Mails gesucht werden
• Die Abstimmung mit anderen Teams wie Technik oder Support lief über Medienbrüche und zusätzliche Rückfragen

Unsere Lösung: Jira Cloud als zentrale Plattform für den Vertrieb

Wir haben uns entschieden, die Aufgabenorganisation im Vertrieb vollständig in Jira Cloud abzubilden, also in derselben Plattform, mit der auch andere Teams bei uns bereits arbeiten.

• Ein eigenes Vertriebsprojekt in Jira bündelt alle Aufgaben des Teams an einem Ort
• Jede Aufgabe wird als Work Item erfasst, egal ob großes Angebot oder kurzer Rückruf
• Fälligkeitsdaten und Benachrichtigungen ersetzen die bisherigen Outlook-Erinnerungen
• Filter und Dashboards schaffen einen gemeinsamen Überblick über alle offenen Vorgänge
• Buckets for Jira sorgt für flexible Boards mit frei definierbaren Spalten, so wie das Team es aus Planner kennt

Microsoft Planner und die verstreuten Outlook-Erinnerungen wurden dabei vollständig abgelöst.

So funktioniert unser neuer Prozess

• Jede Vertriebsaufgabe wird direkt als Work Item in Jira angelegt, mit klarer Zuständigkeit und Fälligkeitsdatum
• Auch kleinere Sachen wie „Kunde zurückrufen“, „Preisliste schicken“ oder „Angebot nächste Woche nachfassen“ werden konsequent als Aufgabe festgehalten
• Statt einer persönlichen Outlook-Erinnerung sorgt das Fälligkeitsdatum in Jira dafür, dass nichts vergessen wird, und zwar sichtbar für das ganze Team
• Auf Bucket-Boards organisieren wir die Aufgaben so, wie es für die jeweilige Situation sinnvoll ist, etwa nach Kunde, nach Zeitraum oder nach Themenbereich
• Absprachen, Zwischenstände und Dokumente werden als Kommentar oder Anhang direkt an der Aufgabe gespeichert, statt in einzelnen Postfächern
• Wird Unterstützung aus anderen Teams benötigt, etwa für technische Rückfragen, lassen sich Aufgaben verknüpfen oder übergeben, ohne dass Informationen verloren gehen

Feedback aus dem Vertrieb: Boards unabhängig vom Status

Bei der Einführung kam aus dem Vertriebsteam ein wichtiger Hinweis: Die klassischen Jira-Boards sind an den Workflow gebunden, ihre Spalten bilden also den Status einer Aufgabe ab. Im Vertriebsalltag reicht das nicht immer. Die Kolleginnen und Kollegen waren es aus Microsoft Planner gewohnt, Aufgaben in frei benannte Spalten einzusortieren und diese Aufteilung je nach Bedarf anzupassen.

Genau dafür setzen wir unsere eigene App Buckets for Jira ein. Sie ergänzt Jira Cloud um Boards, deren Spalten unabhängig vom Status funktionieren:

• Frei definierbare Buckets: Spalten lassen sich beliebig benennen und aufteilen, zum Beispiel „Diese Woche“, „Nächste Woche“ und „Später“ oder nach Kunden und Regionen
• Drag-and-Drop: Aufgaben werden einfach per Maus zwischen den Buckets verschoben, ohne den Workflow-Status zu verändern
• Mehrere Boards pro Projekt: Jede Person oder jedes Teilteam kann eigene Sichten anlegen und alle Boards sind zentral im Projekt zu finden
• Gezielte Auswahl per JQL: Über Filter wird festgelegt, welche Aufgaben auf einem Board erscheinen, erledigte Aufgaben lassen sich ausblenden
• Sortierung und Suche: Aufgaben können manuell gereiht oder automatisch nach Priorität, Erstellungsdatum und weiteren Kriterien sortiert werden, eine Schnellsuche findet Aufgaben über alle Buckets hinweg

So verbindet unser Vertrieb die gewohnte Flexibilität aus Planner mit der Struktur und Nachvollziehbarkeit von Jira.

Vorteile der Umstellung

Fazit

Mit dem Umstieg auf Jira Cloud hat unser Vertrieb deutlich an Struktur gewonnen. Alle Aufgaben, vom großen Angebot bis zur kleinen Nachfassaktion, laufen jetzt an einem zentralen Ort zusammen. Dank Buckets for Jira musste das Team dabei nicht auf die gewohnte Flexibilität aus Planner verzichten: Boards lassen sich unabhängig vom Status so aufteilen, wie es die tägliche Arbeit erfordert. Das Ergebnis: weniger vergessene Aufgaben, einfachere Vertretungen und eine spürbar bessere Zusammenarbeit im Team und mit den anderen Abteilungen.

Du möchtest dein Team ebenfalls auf Jira Cloud umstellen oder deine Aufgaben flexibler organisieren? Teste Buckets for Jira kostenlos im Atlassian Marketplace oder sprich uns auf eine Schulung an, wir begleiten dich von der Einführung bis zum sicheren Arbeitsalltag.