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Aaron Noss
Sie kennen das vermutlich: im Laufe der Zeit registrieren Sie sich bei immer mehr Diensten mit Ihrer E-Mail-Adresse, und nach und nach erhalten Sie täglich „aus dem Nichts“ immer mehr neue Newsletter, Angebote, Werbung, teilweise vielleicht sogar Spam. Im schlimmsten Falle erhalten Sie irgendwann sogar bösartige Phishing- oder Malware-Mails. Häufig auch von Absendern, die Sie gar nicht einordnen können und bei denen Sie sich fragen, woher die Ihre Mailadresse haben.
In jedem Falle sind es Zeitfresser, weil Sie sprichwörtlich regelmäßig im Posteingang die Spreu vom Weizen trennen müssen, damit wichtige Mails nicht untergehen. Und es gibt keine einfache Variante, wie Sie möglichst bequem und automatisch solche Mails weg sortieren oder löschen können weil die Absender ständig wechseln und somit absenderbasierte Posteingangsregeln nicht zuverlässig funktionieren oder Sie ständig im Nachgang neue Regeln anlegen müssen.
Aber wie wäre es, wenn Sie stattdessen proaktiv die Kontrolle übernehmen könnten? Wenn Sie einfach und zuverlässig zum Beispiel sämtliche Newsletter in einen Unterordner verschieben lassen statt dass diese den Posteingangsordner verstopfen? Wenn Sie in der Lage wären, für verschiedene Dienste unterschiedliche Mailadressen zu verwenden – ohne dass dies einen Administrator braucht der Ihnen regelmäßig neue Alias-Adressen anlegen müsste?
Sofern Sie Exchange Online (Teil von Microsoft 365) nutzen, haben Sie bereits alle nötigen Voraussetzungen erfüllt. Das Zauberwort lautet „Plus-Adressierung“.
Die sogenannte „Plus-Adressierung“ ist ein Feature, welches standardmäßig seitens Exchange Online aktiv ist, aber fast nirgends erklärt oder beworben wird.
Die Idee ist einfach: wenn Sie bei einem Dienst Ihre E-Mail-Adresse angeben sollen, dann nutzen Sie Ihre reguläre Mailadresse, jedoch ergänzt um das Plus-Zeichen sowie einen beliebigen Text hinter dem local part („Teil vor dem @“). Als Beispiel, falls die reguläre Mailadresse ‚johndoe@example.com‘ lautet, würde eine gültige „Plus-Adresse“ bspw. ‚johndoe+newsletter@example.com‘ sein.
Sie können beliebige Texte (ohne Leer- und Sonderzeichen sowie ohne Umlaute) hinter das Plus-Zeichen schreiben, haben also nahezu unendlich viele Varianten zur Verfügung. Wichtig: diese Mail-Adressen sind nur für den Empfang von Mails geeignet, von Ihnen versendete Mails tragen immer Ihre reguläre Mailadresse als Absenderadresse.
Alle Mails, die nun von einem externen Absender dort hin gesendet werden, landen ganz regulär in Ihrem Postfach. Sie können das direkt ohne Vorarbeiten testen; senden Sie sich doch einfach mal selbst eine Test-Mail von Ihrem privaten Mailaccount an ‚<Ihre Mailadresse>+test@<Ihre Domain>‘. Diese Mail sollte genauso bei Ihnen eingehen als hätten Sie den Teil ‚+test‘ weggelassen.
Aber welchen Nutzen bietet das jetzt? Der Vorteil ist, dass Sie dadurch in der Lage sind, bestimmten Absendern oder Absendergruppen bestimmte „Schlagwörter“ zuzuweisen – und Sie können dann Outlook-Regeln anlegen, mit denen Sie alle Mails mit einem bestimmten „Plus-Wort“ behandeln.
Beispiel: Sie melden sich für neue Newsletter nur noch mit einer um ‚+newsletter‘ erweiterten Mailadresse an. Parallel dazu erstellen Sie im Outlook einmalig eine Regel, die alle Mails – ganz unabhängig vom Absender oder Betreff oder Inhalt – die an diese ‚+newsletter‘-Adresse gesendet werden in einen entsprechenden Ordner verschiebt.
Es ist lediglich darauf zu achten, dass das richtige Filterkriterium ‚Empfängeradresse enthält‘ gewählt wird, damit die Regel zuverlässig funktioniert.
Sie können dies nach Ihren eigenen Bedürfnissen verwenden. Es gibt keine technische Begrenzung der Menge der von Ihnen nutzbaren Plus-Adressen.
Der Vorteil ist die einfache Handhabung. Sie brauchen nur eine einzige Regel im Outlook und unabhängig vom Absender werden alle Mails der Regel entsprechend verarbeitet.
Sie brauchen mal eine „Wegwerf-Adresse“ für einen Dienst, den Sie nur einmalig verwenden und von dem Sie künftig auch keine Mails im Posteingang sehen wollen oder vielleicht sogar davon ausgehen, dass dieser Anbieter Ihre Mailadresse ungewollt weitergibt? Legen Sie doch eine Regel an, die alles mit dem Zusatz ‚+trash‘ direkt in den Papierkorb schiebt und verwenden Sie dort zum Registrieren <Ihre Mailadresse>+trash@<Ihre Domain>. Selbst wenn diese Adresse dann künftig für Spam genutzt würde, werden diese Mails direkt im Papierkorb landen, weil sie ja dann ebenfalls das ‚+trash‘ in der Empfängeradresse enthalten.
Sie müssen regelmäßig Waren oder Büromaterial einkaufen und wollen alle Mails Ihrer Lieferanten automatisch als wichtig markieren? Verwenden Sie beim Bestellen doch die Plus-Adresse ‚+einkauf‘ und legen eine Outlook-Regel an, die alle Mails mit dem Empfängerteil ‚+einkauf‘ als wichtig markiert.
Die Liste der Beispiele ließe sich beliebig fortsetzen – am Ende kommt es auf Ihre individuellen Bedürfnisse und Anforderungen an. Probieren Sie es doch einfach mal aus.